Come scegliere il gestionale per il tuo lido prima della prossima stagione
Gestionale per stabilimento balneare: cosa deve coprire tra mappa, planner, prenotazioni online, stagionali, check-in e cassa, con checklist per la stagione.
Il telefono squilla mentre stai battendo un caffè al bar, il quaderno delle prenotazioni è rimasto in cabina e il ragazzo in spiaggia ha appena accompagnato una famiglia all'ombrellone 2-07, che però era già promesso a un'altra. A fine giornata la cassa non torna e nessuno ricorda chi ha già pagato il lettino in più.
Chi cerca un gestionale stabilimento balneare di solito parte da qui. Il software serve prima di tutto a togliere questi doppi passaggi: un solo posto dove vedere la spiaggia, le prenotazioni, gli stagionali e gli incassi. Il problema è che molti software per il lido coprono bene un pezzo e lasciano il resto sul quaderno o su Excel.
Questa guida è pensata per chi sta organizzando la prossima stagione: cosa deve coprire un gestionale per lido, una checklist per prepararti, e come Riva mette insieme mappa, planner, prenotazioni online, abbonamenti, check-in e cassa.
Perché quaderno, telefono ed Excel non reggono più
Il quaderno funziona finché le prenotazioni passano tutte da una persona. Appena entrano il telefono, il passaparola, il sito e la reception, ogni canale ha la sua lista e nessuna è quella giusta. L'errore tipico non è dimenticare una prenotazione, è assegnare due volte la stessa postazione.
Excel aiuta a fare ordine, ma non sa che il 15 agosto vale più del 15 giugno, non blocca un ombrellone mentre il cliente decide e non ti dice quanto deve ancora pagare lo stagionale della prima fila. E ogni anno si riparte da un file nuovo, ricopiando a mano chi rinnova.
Il terzo problema è la cassa separata: il noleggio del pedalò, il lettino aggiunto e il saldo della settimana finiscono in un programma che non conosce la prenotazione, quindi il residuo del cliente si calcola a memoria.
Cosa deve coprire un gestionale per lido
| Area | Domanda da fare al fornitore | Come lo fa Riva |
|---|---|---|
| Mappa della spiaggia | Posso disegnare la mia spiaggia vera, con file, cabine e passerelle? | Planimetria con Aggiungi una fila e Paesaggio pronto |
| Calendario | Vedo tutte le postazioni giorno per giorno e prenoto da lì? | Planner a 7, 14, 21 o 31 giorni |
| Prenotazione online | Il cliente sceglie l'ombrellone sulla mappa e lascia un acconto? | Pagina della struttura con piantina e Acconto richiesto |
| Listino | Bassa e alta stagione, weekend, settimana e mese sono gestiti? | Periodi e Tariffe con più unità di prenotazione |
| Stagionali | Rate, prelazione e rinnovo con aumento? | Contratti stagionali e Rinnovi stagionali |
| Ingresso | Chi ha diritto a entrare oggi, e chi deve ancora saldare? | Check-in con QR e ricerca per cognome o postazione |
| Cassa | Gli extra si addebitano alla prenotazione? | Cassa con Addebita a una prenotazione |
Se un gestionale lascia scoperta una di queste righe, quella parte resterà sul quaderno.
Come Riva gestisce il lido, passo per passo
- Disegni la spiaggia. In Planimetria aggiungi le file di ombrelloni con Aggiungi una fila, poi con Paesaggio pronto scegli Spiaggia e Riva disegna intorno mare, battigia, frangiflutti, passerelle, bar e palme. Come si fa nel dettaglio è spiegato nella pagina sulla mappa della spiaggia.
La planimetria del lido di esempio: file numerate, mare e servizi.
- Imposti periodi e tariffe. In Periodi definisci bassa, media e alta stagione; in Tariffe dai un prezzo per giornata, settimana o mese, anche diverso per tipologia e zona. Nella struttura, alla scheda Stagione e regole, fissi inizio e fine stagione, Durata minima, Anticipo massimo e Acconto richiesto.
- Carichi gli stagionali. In Contratti stagionali ogni abbonato ha la sua postazione, il prezzo della stagione e un piano rateale; alla conferma la postazione resta bloccata per tutta la durata e non è più vendibile a giornata. I dettagli su rate e prelazione sono nella pagina sugli abbonamenti stagionali.
- Lavori sul Planner. Il Planner mostra postazioni per giorni, raggruppate per fila, con il numero di posti liberi per ogni giorno. Trascini sui giorni liberi di un ombrellone e si apre Nuova prenotazione già compilata con arrivo, partenza e postazione.
Il Planner: stagionali, giornalieri e posti liberi nella stessa griglia.
- Apri le prenotazioni online. Il cliente sceglie date e persone, prende l'ombrellone libero sulla piantina e, se il pagamento online è attivo, paga l'acconto con carta. Il flusso completo è nella guida alla prenotazione degli ombrelloni online.
- Controlli l'ingresso. Nella pagina Check-in vedi Attesi, Entrati e Ancora fuori, cerchi per codice, cognome o postazione e vedi chi ha ancora qualcosa da saldare.
- Chiudi la giornata in cassa. Con Apri la cassa parti dal fondo cassa, vendi extra con Addebita a una prenotazione o Vendita al banco e a fine turno Chiudi la cassa confronta il contante contato con quello atteso. Approfondimento nella pagina sulla cassa del lido.
La dashboard: cosa succede oggi in spiaggia e cosa resta da incassare.
Ogni mattina la dashboard riassume Occupazione di oggi, Attesi al varco, Incassato oggi, Stagionali da saldare e l'occupazione dei prossimi 21 giorni.
Checklist per preparare la stagione
Usala in inverno, con o senza Riva:
- Pianta aggiornata: numero di file, ombrelloni per fila, cabine, passerelle, bar, docce
- Tipologie di postazione: ombrellone, lettino, cabina, gazebo
- Date dei periodi: per esempio bassa 1/5–20/6, media 21/6–31/7, alta 1/8–31/8
- Prezzi per giornata, settimana e mese, distinti per prima fila e file successive
- Elenco degli stagionali con postazione, prezzo e scadenze delle rate
- Data entro cui gli stagionali devono confermare il rinnovo
- Percentuale di acconto per le prenotazioni online
- Extra da vendere: lettino aggiuntivo, cassaforte, pedalò, SUP
- Chi sta in cassa e chi controlla l'ingresso, turno per turno
Le date dei periodi qui sopra sono un esempio: usa quelle del tuo lido e verifica l'ordinanza balneare della tua regione e del Comune per apertura e chiusura.
Per chi è Riva
Riva è pensato per lidi che hanno file di ombrelloni numerati, un gruppo di stagionali e una parte di clientela giornaliera, e vogliono che telefono, reception e sito lavorino sullo stesso calendario. Va bene anche se gestisci più strutture, per esempio un lido e un porto turistico: ognuna ha la sua planimetria e le sue regole, sotto la stessa azienda.
Quaderno ed Excel a confronto con Riva
| Quaderno e telefono | Excel | Riva | |
|---|---|---|---|
| Doppia assegnazione | Possibile | Possibile | Bloccata: la postazione occupata non si offre |
| Prezzo per periodo | A memoria | Formule a mano | Calcolato dalle tariffe |
| Prenotazione online | No | No | Sì, con scelta sulla piantina |
| Rate degli stagionali | Foglio a parte | Colonne a parte | Piano rateale nel contratto |
| Residuo da saldare | Calcolo a voce | Da aggiornare | Visibile in prenotazione e al check-in |
| Nuova stagione | Si ricopia | Si ricopia | Rinnovi stagionali con aumento % |
Limiti da conoscere
Riva non emette scontrino fiscale e non comunica con il registratore telematico, non fa fattura elettronica e non è collegato al terminale POS. Non invia email o messaggi di conferma: il QR è sulla pagina di conferma. Non c'è un channel manager per sincronizzarsi con portali esterni, non c'è un'app nativa, non ci sono export o report dedicati né permessi differenziati per ruolo. Lo stagionale non può rimettere in vendita il suo ombrellone nei giorni in cui non viene.
Domande frequenti
Cosa deve fare come minimo un gestionale per stabilimento balneare?
Deve sapere quali ombrelloni sono liberi in un certo giorno e impedire che lo stesso posto venga venduto due volte. Attorno a questo servono una mappa della spiaggia, un calendario delle prenotazioni, i contratti stagionali con le rate, un controllo all'ingresso e una cassa per extra e saldi. Se uno di questi pezzi resta su carta o su Excel, la doppia assegnazione torna possibile proprio lì.
Riva emette lo scontrino fiscale o la fattura elettronica?
No. Lo Scontrino di Riva è un documento interno di vendita: registra cosa hai venduto, a chi e con quale metodo, ma non sostituisce il registratore telematico e non invia corrispettivi. Anche la fattura elettronica resta fuori, così come l'integrazione con il terminale POS: in Riva POS è solo il metodo di pagamento che registri. Mettilo in conto quando scegli.
Posso gestire più strutture con lo stesso account?
Sì. In Riva un'azienda può avere più strutture, per esempio un lido, un porto turistico e delle terme, ognuna con la sua planimetria, i suoi periodi, le sue tariffe e le sue regole di prenotazione. La pagina pubblica dell'azienda le mostra tutte insieme, come si vede nella demo su riva.uxio.it/s/demo con Lido Azzurro, Porto del Sole e Terme di Vulcano.
I clienti ricevono una email o un SMS di conferma?
No, Riva non invia messaggi. Dopo la prenotazione online il cliente arriva su una pagina di conferma con codice, date, postazione, totale e un QR da mostrare all'ingresso, con l'invito a conservarla perché resta sempre allo stesso indirizzo. Se vuoi mandare un promemoria lo fai con i tuoi strumenti, partendo dai dati del cliente salvati in Clienti.
Quando conviene passare a un gestionale per il lido?
In inverno o all'inizio della primavera, prima di raccogliere le conferme degli stagionali e prima di aprire le prenotazioni giornaliere. In quel periodo hai il tempo di disegnare la planimetria, impostare periodi e tariffe, caricare i contratti con le rate e provare il flusso con qualche prenotazione di prova, senza clienti in fila davanti alla cassa.
Inizia
Guarda la pagina pubblica della demo di Riva e prova a prenotare un ombrellone al Lido Azzurro. Per vedere il pannello del gestore: Richiedi una demo, oppure scrivi a info@uxio.it. Altri problemi e soluzioni sono in tutte le guide.