Gestire gli abbonamenti stagionali del lido senza inseguire rate e rinnovi

Ogni lido ha il suo quaderno degli stagionali: chi ha la prima fila da dieci anni, chi ha pagato l'acconto a marzo, chi deve ancora la seconda rata, chi ha detto "ci sentiamo dopo Pasqua" e non ha più richiamato. Gli abbonamenti sono la parte più solida del fatturato, ma sono anche quella che costa più telefonate.

Un abbonamento stagionale ombrellone sembra semplice: una postazione, un cliente, un prezzo per tutta l'estate. Le complicazioni arrivano dopo: le rate da seguire, la prelazione da rispettare, il rinnovo da proporre in inverno, e il rischio di vendere a giornata un ombrellone che era già promesso.

Questa guida mette in fila come organizzare gli stagionali con un calendario di rinnovo, un esempio di piano rateale e i passi concreti in Riva, il gestionale per stabilimenti balneari di UXIO.

Dove si perde il controllo degli stagionali

Il problema raramente è il contratto in sé. È tutto quello che gli gira intorno.

• Le rate vivono in un altro posto. Il prezzo è sul contratto, i pagamenti sono nel registro di cassa o in un foglio Excel, e per sapere quanto manca bisogna fare la somma a mano.
• La prelazione è una promessa a voce. "Il tuo ombrellone te lo tengo fino a febbraio" funziona finché chi risponde al telefono a gennaio sa di quella promessa.
• Il rinnovo si fa uno per uno. Ottanta stagionali significano ottanta telefonate, ottanta prezzi da aggiornare e ottanta date da annotare.
• Il giornaliero e lo stagionale non si parlano. Se la piantina dei giornalieri e l'elenco degli abbonati sono separati, prima o poi un ombrellone viene venduto due volte.

Come si gestisce un abbonamento stagionale in Riva

In Riva lo stagionale è un contratto stagionale legato a una postazione precisa, e quella postazione è la stessa che vedi sulla piantina e sul planner delle prenotazioni.

1. Crea il contratto. Da Contratti stagionali scegli Struttura, Cliente (cercabile per nome, email o telefono) e Postazione, poi Anno, Dal, Al, Prezzo stagione ed eventuale Sconto. Lo Stato parte da Bozza.
2. Imposta le rate. Nella scheda Rate trovi il Piano rateale: con Aggiungi rata inserisci per ogni rata N., Descrizione, Scadenza e Importo. Il campo Pagato mostra quanto è già coperto.
3. Attiva la prelazione. Nella scheda Prelazione lasci acceso Ha diritto di prelazione e, se vuoi, indichi già la Scadenza prelazione.
4. Conferma. Con Conferma lo stato diventa Confermato e la postazione viene bloccata per l'intera durata: da quel momento non è più vendibile a giornata. Sul Planner compare come barra "Abbonato".
5. Registra i pagamenti. Quando lo stagionale paga, l'incasso registrato sul contratto si spalma automaticamente sulle rate aperte, dalla più vecchia alla più recente. Nell'elenco vedi Incassato e il Residuo sotto, in arancione finché resta qualcosa da pagare.

Il piano rateale dentro il contratto: rate, scadenze e quanto è già pagato.

Esempio di piano rateale (dati di esempio)

Un abbonamento di prima fila a 3.200 € per la stagione, diviso in tre rate mensili a partire da marzo. Quando un totale non si divide in parti uguali, la differenza di centesimi va sulla prima rata, così la somma torna sempre.

Se a metà aprile il cliente versa 1.500 €, Riva chiude la rata 2 (1.066,66 €) e mette i restanti 433,34 € sulla rata 3. Niente calcoli a mano, niente rate "pagate in parte" da ricordare.

Il rinnovo: tutti gli stagionali in una pagina

La pagina Rinnovi stagionali è pensata per la campagna d'inverno, quando bisogna chiedere agli abbonati dell'anno se tornano.

1. Scegli Struttura e Stagione da rinnovare: nella sezione "Da riproporre" compaiono i contratti confermati con prelazione attiva e non ancora rinnovati.
2. Imposta l'Aumento in percentuale e la data Prelazione entro (proposta di default: 28 febbraio dell'anno successivo).
3. Ogni scheda mostra cliente, postazione, prezzo attuale e Nuovo prezzo. Usa Seleziona tutti oppure tocca solo le schede che ti interessano, poi Proponi a N.
4. Riva crea per ognuno la proposta della nuova stagione, con le date spostate di un anno, il prezzo aumentato e lo stato Proposto al cliente. La postazione resta riservata a quel cliente fino alla scadenza.
5. Nella sezione In attesa di risposta segni l'esito: Ha accettato conferma il contratto, Ha rinunciato libera subito la postazione.

Il rinnovo in blocco: aumento, scadenza della prelazione e nuovo prezzo per ogni stagionale.

Le proposte che nessuno ha accettato entro la data vengono chiuse ogni mattina in automatico: passano a Scaduto e la postazione torna libera per la vendita, anche se nessuno si ricorda di farlo. Le rate della nuova stagione si inseriscono poi nella scheda Rate del nuovo contratto.

Calendario consigliato per i rinnovi

Il lavoro sugli stagionali si fa quando la spiaggia è chiusa. Un calendario che funziona per molti lidi, da adattare:

La dashboard mostra Stagionali da saldare, cioè quanti contratti hanno ancora rate aperte: è il numero da guardare ogni lunedì mattina in primavera.

L'elenco dei contratti: chi ha quale postazione, quanto ha pagato e fino a quando vale la prelazione.

Per chi è

Per i lidi dove gli abbonati sono una parte importante della spiaggia: famiglie che tornano sulla stessa fila, file intere date in stagionale, prelazione che si tramanda da un anno all'altro. Serve a chi oggi tiene gli stagionali su un registro o su un foglio Excel e vuole che rate, rinnovi e giornalieri stiano sulla stessa piantina.

Registro, Excel o Riva

Limiti da sapere

• Riva non manda comunicazioni ai clienti: nessuna email, SMS o WhatsApp per rinnovi o rate in scadenza.
• L'ombrellone dello stagionale non si può rivendere o condividere nei giorni in cui l'abbonato non c'è.
• Non ci sono scontrino fiscale, fattura elettronica o export dei contratti in Excel o PDF: per gli incassi vedi anche la pagina sulla cassa dello stabilimento.
• I permessi non sono differenziati per ruolo: chi accede al pannello vede i contratti.

Domande frequenti

Come si divide un abbonamento stagionale ombrellone in rate?

Nella scheda Rate del contratto stagionale si aggiungono le rate con Aggiungi rata: per ognuna numero, descrizione, scadenza e importo. Quando registri un pagamento sul contratto, l'importo copre prima la rata più vecchia ancora aperta e poi le successive. Nell'elenco dei contratti vedi totale, incassato e residuo, e il filtro Con saldo aperto mostra chi deve ancora pagare.

Come funziona la prelazione sull'ombrellone in Riva?

Nella scheda Prelazione del contratto attivi Ha diritto di prelazione e indichi la Scadenza prelazione. Quando proponi il rinnovo, la stessa postazione resta bloccata per quel cliente fino alla data indicata: nessuno può prenotarla. Se il cliente non risponde entro la scadenza, la proposta passa a Scaduto e la postazione torna disponibile da sola, senza interventi manuali.

Posso rinnovare tutti gli stagionali in una volta con un aumento?

Sì. Nella pagina Rinnovi stagionali scegli struttura e stagione da rinnovare, imposti l'aumento in percentuale e la data Prelazione entro, poi Seleziona tutti e Proponi. Riva crea per ogni cliente la proposta della stagione successiva con date spostate di un anno e nuovo prezzo calcolato. Le postazioni che non si possono riservare vengono segnalate per codice.

Riva avvisa il cliente quando gli propongo il rinnovo o scade una rata?

No. Riva non invia email, SMS o WhatsApp: il contatto con lo stagionale resta tuo, per telefono o di persona. Quello che Riva fa è tenere traccia di chi ha una proposta aperta, fino a quando la postazione è riservata e quali contratti hanno rate ancora da saldare, così sai chi chiamare e quando.

Un ombrellone stagionale può essere venduto a giornata quando l'abbonato non c'è?

No. Alla conferma del contratto la postazione viene bloccata per tutta la durata e non è più vendibile a giornata, nemmeno nei giorni in cui l'abbonato è assente. Riva oggi non gestisce la rivendita o la condivisione dell'ombrellone dello stagionale: se nel tuo lido è un'abitudine, va messo in conto prima di scegliere.

Inizia

Puoi vedere com'è fatta la spiaggia di esempio, con le file di abbonati e i posti liberi, sulla pagina del Lido Azzurro. Contratti, rate e rinnovi si vedono nel pannello durante la demo guidata.

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