Il planning delle prenotazioni degli ombrelloni, giorno per giorno
Planning prenotazioni ombrelloni: postazioni per giorni, colori per stato, liberi per giorno e prenotazione trascinando. Così si evitano doppie prenotazioni.
"Avete un ombrellone dal 12 al 18?" È la domanda più frequente al telefono di un lido, ed è anche quella più difficile da rispondere con un quaderno. Il quaderno è organizzato per giorno: per dare una risposta bisogna sfogliare sette pagine, cercare una postazione libera in tutte, e sperare che nel frattempo un collega non l'abbia già data a qualcun altro.
Cercare un planning prenotazioni ombrelloni di solito parte da qui. Il planning risolve proprio questo problema: mette le postazioni in riga e i giorni in colonna, così i periodi liberi si vedono a colpo d'occhio. È lo stesso principio del tabellone degli alberghi, applicato alla spiaggia.
Qui vediamo come si legge il Planner di Riva, come si prenota trascinando e perché una doppia prenotazione non può capitare.
Perché il quaderno e l'Excel per giorno non bastano
- Si leggono per giorno, non per periodo. Chi chiede una settimana ha bisogno di sapere quale postazione è libera per tutti e sette i giorni, non quante sono libere il lunedì.
- Lasciano buchi. Se un cliente occupa la 3-09 dal 10 al 14 e un altro la 3-09 dal 16 al 20, il 15 resta vuoto. Sul quaderno nessuno se ne accorge; sul tabellone si vede subito il giorno scoperto tra due barre.
- Non bloccano niente. Due persone che scrivono sullo stesso quaderno, o due file Excel aperti su due computer, possono dare lo stesso ombrellone a due clienti diversi. Lo si scopre la mattina, in spiaggia.
Come si legge il Planner di Riva
Il Planner è nel pannello del gestore, nel gruppo Operatività. In alto scegli la struttura, il giorno da cui partire e quanti giorni vedere: 7 gg, 14 gg, 21 gg o 31 gg. Con Oggi, Indietro e Avanti ti sposti nel calendario, e il campo Postazione filtra le righe per codice.
- Righe: le postazioni, raggruppate per zona o fila (per un porto, per pontile).
- Colonne: i giorni, con il weekend in evidenza e il numero di postazioni libere in testa a ogni giorno.
- Barre: ogni prenotazione è una barra continua sui suoi giorni, con il nome del cliente. Passandoci sopra vedi codice, periodo e stato; con un clic la apri.
Il Planner: postazioni in riga, giorni in colonna, una barra per ogni prenotazione.
Legenda dei colori
| Barra | Significato | Cosa fare |
|---|---|---|
| Blu | Prenotata: prenotazione confermata | Niente, è a posto |
| Verde | Entrato: il cliente ha fatto il check-in | Da qui si vede chi è già in spiaggia |
| Gialla a strisce | Opzionata: postazione tenuta da parte in attesa di conferma | Si libera da sola se non viene confermata |
| Viola | Abbonato: contratto stagionale | Postazione non vendibile a giornata |
| Grigia a strisce | Bloccata: manutenzione o blocco manuale | Non si prenota |
| Bianca | Libera | Trascina per prenotare |
Gli abbonati occupano la postazione per tutta la stagione: la prima fila di un lido con molti stagionali è una serie di barre viola. Come si gestiscono contratti, rate e prelazione è spiegato nella pagina sugli abbonamenti stagionali.
Prenotare trascinando sui giorni liberi
- Trova una riga con i giorni che servono tutti liberi.
- Tieni premuto sul primo giorno e trascina fino all'ultimo, poi rilascia. Con Esc annulli la selezione.
- Si apre la nuova prenotazione con Struttura, Arrivo, Partenza e Postazioni già compilati. Il giorno di partenza è incluso: la postazione resta occupata anche quel giorno.
- Completa Cliente (anche nuovo, senza uscire dalla prenotazione), Adulti, Bambini, Canale (per esempio Telefono o Reception) ed eventuali Extra come un lettino aggiuntivo.
- Salva. Il totale viene calcolato dal motore tariffario e la barra compare sul Planner.
Dal trascinamento al modulo già compilato: date e postazione sono quelle selezionate.
Una stessa prenotazione può avere più postazioni, per esempio due ombrelloni vicini per due famiglie che arrivano insieme. Nella scelta delle Postazioni compaiono solo quelle libere per tutte le date.
Perché le doppie prenotazioni non possono capitare
In Riva la disponibilità non si deduce rileggendo le prenotazioni: ogni giorno di ogni postazione è una casella che può essere occupata da una sola cosa, che sia una prenotazione, un contratto stagionale o un blocco. Quando si salva, Riva prova a occupare tutte le caselle del periodo; se anche una è già presa, il salvataggio non va a buon fine e compare il messaggio "Una o più postazioni non sono più disponibili per il periodo richiesto".
Vale anche quando reception e cliente online cercano la stessa postazione nello stesso istante: uno la ottiene, l'altro viene avvisato. Per lo stesso motivo una giornata intera e una mezza giornata non possono sovrapporsi sullo stesso ombrellone.
Le opzioni completano il quadro. Quando un cliente sceglie l'ombrellone online e va al pagamento, la postazione diventa Opzionata per il tempo indicato in Durata opzione nelle regole della struttura (20 minuti se non lo cambi). Se il pagamento non arriva, l'opzione scade e la postazione torna libera senza che nessuno debba cancellarla.
La routine della reception con il Planner
| Momento | Dove guardare | Cosa fare |
|---|---|---|
| Mattina, apertura | Planner su 7 gg, partenza da Oggi | Controllare arrivi del giorno e opzioni rimaste aperte |
| Telefonata per un periodo | Planner su 14 gg o 21 gg | Cercare una riga libera per tutto il periodo e trascinare |
| Durante la giornata | Prenotazioni, filtro In corso oggi | Vedere chi è in spiaggia oggi |
| Prima della chiusura | Prenotazioni, filtro Con saldo aperto | Chiedere i saldi e usare Registra incasso |
| Fine settimana | Planner su 31 gg | Individuare i buchi tra una barra e l'altra e proporli |
L'elenco Prenotazioni: lo stesso dato del Planner, letto per cliente e per saldo.
L'ingresso dei clienti in spiaggia si registra con il QR della prenotazione: lo trovi nella guida al check-in con QR code. Per lavorare sulla disposizione fisica degli ombrelloni, invece, c'è la mappa della spiaggia.
Per chi è
Per i lidi che prendono prenotazioni di più giorni al telefono o al banco, oltre ai giornalieri che arrivano la mattina; per chi ha più persone alla reception e vuole che tutti vedano la stessa situazione; per chi vende anche online e non vuole che il sito e il banco si pestino i piedi.
Quaderno, Excel o Planner
| Quaderno | Excel per giorno | Planner di Riva | |
|---|---|---|---|
| Vedere un periodo di più giorni | sfogliare le pagine | cambiare scheda | una riga, a colpo d'occhio |
| Buchi tra due clienti | invisibili | difficili da vedere | evidenti tra due barre |
| Doppia prenotazione | possibile | possibile | impedita al salvataggio |
| Opzioni non confermate | da cancellare a mano | da cancellare a mano | scadono da sole |
| Stagionali | elenco separato | foglio separato | barre viola sulla stessa griglia |
Limiti da sapere
- Riva non invia conferme via email, SMS o WhatsApp: per le prenotazioni online il cliente ritrova il QR sulla pagina di conferma, per quelle al telefono i dati li comunichi tu.
- Non c'è un channel manager: le prenotazioni prese su portali esterni vanno inserite a mano (il canale Portale esterno è solo un'etichetta).
- Il Planner non si esporta in Excel o PDF e non c'è un'app nativa: si usa dal browser, anche da tablet.
Domande frequenti
Che differenza c'è tra il Planner e la mappa della spiaggia?
La mappa mostra la spiaggia com'è in un giorno: dove sono gli ombrelloni e quali sono occupati. Il Planner mostra il tempo: ogni riga è una postazione, ogni colonna un giorno, e ogni prenotazione è una barra che copre i suoi giorni. Per rispondere a chi chiede un ombrellone dal 12 al 18 serve il Planner, perché si vedono i buchi su più giorni insieme.
Come si crea una prenotazione dal Planner?
Si tiene premuto su un giorno libero di una postazione e si trascina fino all'ultimo giorno. Al rilascio si apre il modulo di prenotazione con struttura, arrivo, partenza e postazione già compilati: resta da scegliere il cliente, le persone, il canale ed eventuali extra. Il prezzo viene calcolato dalle tariffe al salvataggio.
Riva può prendere due prenotazioni sullo stesso ombrellone?
No. Ogni giorno di ogni postazione può essere occupato da una sola prenotazione, contratto o blocco, e il controllo avviene nel database al momento del salvataggio. Se due persone, per esempio la reception e un cliente online, provano a prendere la stessa postazione negli stessi giorni, la seconda riceve il messaggio che le postazioni non sono più disponibili.
Cosa sono le barre gialle a strisce nel Planner?
Sono le prenotazioni Opzionate: la postazione è tenuta da parte per qualcuno che sta completando la prenotazione, per esempio un cliente che sta pagando l'acconto online. L'opzione dura quanto indicato in Durata opzione nelle regole della struttura, 20 minuti se non lo cambi. Se non viene confermata, la postazione si libera da sola.
Il Planner funziona anche per mezze giornate?
Sì. Se una struttura vende a fasce orarie, la prenotazione può riguardare la mattina o il pomeriggio e nel Planner la barra lo indica come mezza giornata. Una giornata intera occupa entrambe le fasce, quindi non può sovrapporsi a una prenotazione di mattina o di pomeriggio sulla stessa postazione.
Inizia
Per farti un'idea della disponibilità vista dal cliente, apri la prenotazione online del Lido Azzurro della demo. Il Planner, con le prenotazioni di esempio, si vede nel pannello durante la demo guidata.
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