Ingresso al lido con QR code: niente più coda e lista di carta

Check-in con QR code per lo stabilimento balneare: l'ospite mostra il telefono, il personale vede posto, stato e saldo e registra l'ingresso. Senza app.

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Alle nove del mattino, in piena stagione, all'ingresso del lido si forma la coda: c'è chi dice il cognome, chi mostra un messaggio sul telefono, chi giura di aver già pagato. Chi sta alla cassa scorre la lista di carta, cerca il nome, chiede «che ombrellone aveva?» e intanto dietro aspettano altre tre famiglie. Un check-in con QR code per lo stabilimento balneare serve a togliere proprio questo passaggio: l'ospite mostra lo schermo, tu sai in un attimo chi è, qual è la sua postazione e se ha ancora qualcosa da saldare.

Con Riva il QR nasce insieme alla prenotazione e porta a una pagina web, non a un'app. Chi è all'ingresso lo inquadra con la fotocamera di un telefono qualunque e registra l'arrivo con un tocco. In reception, intanto, una pagina conta in tempo reale quanti sono attesi, quanti sono già entrati e quanti mancano ancora.

Questa guida spiega come funziona il controllo accessi, quali verifiche fa Riva al posto tuo e cosa invece non fa, così puoi decidere prima di aprire la stagione.

La pagina Check-in della reception: chi è atteso oggi, chi è entrato e chi deve ancora saldare.

Perché all'ingresso si perde tempo

Il problema non è la coda in sé, ma il fatto che le informazioni stanno in posti diversi. La prenotazione è sul quaderno o su un foglio Excel, l'acconto è segnato su un altro foglio, il numero dell'ombrellone lo ricorda chi ha preso la telefonata. All'ingresso bisogna rimettere insieme tre fonti mentre il cliente aspetta sotto il sole.

Ci sono poi gli errori tipici:

il cliente arriva il giorno sbagliato (aveva prenotato per sabato, è giovedì);
la prenotazione era solo un'opzione e non è mai stata confermata;
due persone dicono di avere lo stesso ombrellone;
nessuno ricorda se il saldo è stato pagato.

Con la lista a voce ognuno di questi casi diventa una discussione. Con un codice legato alla prenotazione, la risposta la dà il sistema.

Come funziona il check-in con QR in Riva

Il QR nasce con la prenotazione. Quando il cliente prenota online, la pagina di conferma («È tuo.») mostra codice, date, postazione, totale, quanto ha già pagato e quanto resta da saldare in struttura, insieme al QR da mostrare all'ingresso. La pagina resta sempre allo stesso indirizzo. Per chi prenota al telefono o in reception, il QR è nella scheda della prenotazione, nella sezione Accesso («Mostra questo codice al varco»): puoi mostrarlo, stamparlo o copiare il link della conferma e mandarlo tu al cliente.
L'ospite apre il QR. Sul suo telefono vede struttura, nome, codice, stato, periodo, persone e postazione, con la scritta «Mostra questa schermata al personale all'ingresso».
Il personale inquadra. Chi lavora all'ingresso usa la fotocamera del proprio smartphone. Se è collegato a Riva con un utente dell'azienda, la stessa pagina mostra i dati della prenotazione e il pulsante Registra check-in.
Riva controlla prima di registrare. Il pulsante funziona solo se la prenotazione è confermata e vale per oggi. Altrimenti compare il motivo: «Codice non riconosciuto», «Prenotazione non confermata», «La prenotazione non è valida per oggi» oppure «Check-in già effettuato oggi».
L'arrivo finisce in reception. Nella pagina Check-in il contatore Entrati sale, Ancora fuori scende e la scheda dell'ospite si evidenzia con la scritta «Entrato» e l'orario di ingresso. In Dashboard il riquadro Attesi al varco ti dice quanti devono ancora arrivare.

Quello che vede l'ospite: i dati della prenotazione e l'invito a mostrare la schermata all'ingresso.

Lo stesso link, aperto da un telefono del personale collegato: compare Registra check-in.

La pagina Check-in della reception

Non tutti arrivano con il telefono carico. Per questo la pagina Check-in del pannello funziona anche senza QR. Scegli la Struttura e il Giorno, poi scrivi nel campo Cerca per codice, cognome o postazione: le ultime lettere del codice PR26…, il cognome oppure il numero dell'ombrellone, per esempio 3-07.

Ogni scheda mostra nome, codice, postazioni e persone (adulti + bambini). Se c'è un importo aperto compare in evidenza Da saldare con la cifra: è il momento giusto per chiedere il saldo, prima che il cliente si sistemi sotto l'ombrellone. Il pulsante Check-in registra l'ingresso con gli stessi controlli del QR. Puoi registrare l'ingresso anche dall'elenco Prenotazioni, con l'azione Check-in sulla riga.

Il QR non è solo per il lido: le stesse pagine valgono per i posti barca di un porto e per le postazioni piscina delle terme a fasce orarie (vedi la guida sulla prenotazione degli ingressi alle terme).

Checklist per preparare l'ingresso prima della stagione

Decidi chi sta al varco nelle ore di punta e crea un utente Riva per ognuno, così il telefono che inquadra mostra Registra check-in.
Prova la scansione con due telefoni diversi su una prenotazione di prova, anche ripetuta, per vedere il messaggio «Già entrato oggi».
Metti un cartello all'ingresso: «Tieni pronto il QR della prenotazione».
Per le prenotazioni telefoniche stabilisci come consegni il QR: link della conferma inviato da te, oppure ricerca per cognome all'arrivo.
Tieni aperta la pagina Check-in su un tablet o un computer in reception per seguire Attesi, Entrati e Ancora fuori.
Concorda come gestire chi ha un importo Da saldare: saldo all'ingresso con Registra incasso sulla prenotazione o più tardi in cassa.

Per chi è

Per lo stabilimento balneare che riceve prenotazioni giornaliere o settimanali, online o al telefono, e vuole un ingresso veloce senza comprare tornelli o lettori. Per il porto turistico che deve sapere quali transiti sono arrivati in banchina. Per le terme e le piscine che vendono ingressi a fasce, mattina e pomeriggio. Funziona bene anche con una sola persona all'ingresso: basta il suo telefono.

Lista di carta, nome a voce o QR: il confronto

Situazione	Lista cartacea o nome a voce	Check-in con QR in Riva
Trovare la prenotazione	Scorri la lista, chiedi il cognome	Inquadri il QR o cerchi per codice, cognome o postazione
Sapere la postazione	La ricorda chi ha preso la prenotazione	È scritta sulla schermata
Cliente nel giorno sbagliato	Te ne accorgi dopo, se te ne accorgi	«La prenotazione non è valida per oggi»
Opzione mai confermata	Rischi di farlo entrare	«Prenotazione non confermata»
Stesso codice usato due volte	Difficile da notare	«Già entrato oggi» con l'orario
Saldo ancora da pagare	Va cercato su un altro foglio	Da saldare nella scheda dell'ospite
Quanti mancano	Conti a mano	Attesi, Entrati, Ancora fuori
Strumenti	Carta e penna	Un telefono con la fotocamera

Limiti da conoscere

Nessun invio automatico del QR. Riva non manda email, SMS o WhatsApp: il cliente che prenota online trova il QR sulla pagina di conferma, gli altri lo ricevono da te o vengono cercati per cognome.
Il check-in riguarda le prenotazioni. Gli abbonati stagionali hanno la postazione bloccata per tutta la stagione e la vedi nel Planner come «Abbonato», ma non hanno un QR di ingresso giornaliero né compaiono tra gli Attesi.
Nessuna app nativa e nessun tornello. Il check-in è una pagina web: non apre varchi automatici e non funziona senza connessione.
Nessun report dedicato. I numeri del giorno li vedi nella pagina Check-in e in Dashboard; non c'è un export degli ingressi in Excel o PDF.

Se vuoi capire come arriva il cliente fino al QR, leggi la guida sulla prenotazione degli ombrelloni online.

Domande frequenti

Serve un'app o un lettore di codici per il check-in con QR?

No. Il QR della prenotazione apre una pagina web: l'ospite lo mostra dal proprio telefono e chi è all'ingresso lo inquadra con la fotocamera di un qualsiasi smartphone. Se quel telefono è collegato a Riva con un utente della tua azienda, la stessa pagina mostra il pulsante Registra check-in. Non ci sono app da installare né lettori dedicati da comprare.

Come riceve il QR il cliente che ha prenotato online?

Lo trova sulla pagina di conferma che si apre subito dopo la prenotazione, con codice, date, postazione e importo da saldare. La pagina resta sempre allo stesso indirizzo, quindi il cliente può salvarla tra i preferiti o fare uno screenshot. Riva non invia email, SMS o WhatsApp di conferma: se vuoi mandarla tu, puoi copiare il link della conferma e girarlo al cliente.

Cosa succede se qualcuno mostra il QR nel giorno sbagliato?

Il check-in non passa. Prima di registrare l'ingresso Riva controlla che la prenotazione sia confermata e che copra la data di oggi. Se il periodo è un altro compare l'avviso La prenotazione non è valida per oggi; se è ancora opzionata compare Prenotazione non confermata. Chi è all'ingresso lo vede subito e può mandare il cliente in reception per sistemare.

Lo stesso QR può essere usato due volte nello stesso giorno?

No. Per ogni prenotazione Riva registra un solo check-in al giorno: alla seconda scansione la pagina dice Già entrato oggi con l'orario del primo ingresso. Anche se due colleghi inquadrano lo stesso codice nello stesso istante, l'arrivo viene contato una volta sola. Per un soggiorno di più giorni il QR vale ogni giorno del periodo, con un ingresso per giornata.

E se il cliente arriva con il telefono scarico?

Si usa la pagina Check-in della reception. Scegli struttura e giorno e scrivi nel campo Cerca per codice, cognome o postazione: bastano il cognome o il numero dell'ombrellone. Nella scheda dell'ospite trovi postazione, persone e l'eventuale importo da saldare, poi premi Check-in. Gli stessi controlli del QR valgono anche qui.

Inizia

Vuoi vederlo con i tuoi dati? Apri la pagina dell'azienda di esempio, prova una prenotazione sul Lido Azzurro e guarda la pagina di conferma con il QR. Poi scrivici: Richiedi una demo e prepariamo insieme la prossima stagione.

Altre risposte per chi gestisce lidi, porti e terme in tutte le guide.