Far prenotare l'ombrellone online senza doppie assegnazioni
Prenotazione ombrelloni online per il lido: il cliente sceglie il posto sulla piantina, versa l'acconto e riceve il QR. Il flusso e le regole da impostare.
"Avete ancora un ombrellone per sabato?" Lo chiedono al telefono mentre sei in spiaggia, su WhatsApp alle undici di sera, di persona al bar. Ogni richiesta va ricontrollata sul quaderno, e quando due colleghi rispondono in parallelo succede che lo stesso posto in terza fila venga promesso a due famiglie.
La prenotazione ombrelloni online risolve il problema solo se il sito legge la stessa disponibilità della reception. Se il modulo online è un elenco a parte, o un portale esterno che non conosce le tue telefonate, la doppia assegnazione resta possibile.
In questa pagina trovi il percorso che fa il cliente sulla pagina del tuo lido con Riva, passo per passo, e le regole che imposti tu: acconto, durata dell'opzione, anticipo massimo e durata minima.
Dove nascono le doppie prenotazioni
Il problema non è il telefono in sé: è che ogni canale tiene una sua lista. La reception scrive sul quaderno, chi risponde ai messaggi annota sul cellulare, il portale esterno manda una email. Finché nessuno incrocia le liste, l'ombrellone sembra libero in tre posti diversi.
Il secondo punto debole è il momento del pagamento. Se il cliente compila il modulo e poi paga con calma, nel frattempo qualcun altro può prendere lo stesso posto. Serve un blocco temporaneo che tenga la postazione per qualche minuto e poi la liberi se il pagamento non arriva.
Il percorso del cliente, passo per passo
Ogni struttura ha la sua pagina pubblica, come quella del Lido Azzurro nella demo. Il cliente ci arriva dal tuo sito, dai social o dal portale riva.uxio.it/booking, dove si cerca per località e data.
- Quando vieni. Indica arrivo, partenza, adulti e bambini. Le date oltre l'Anticipo massimo o fuori stagione non sono prenotabili.
- Che cosa cerchi. Può filtrare per tipologia e zona, per esempio solo la prima fila.
- Scelta sulla piantina. Vede la spiaggia disegnata con le postazioni Libero, Occupato, Abbonato e quella scelta, Il tuo. Tocca l'ombrellone e il totale si calcola dalle tariffe del periodo.
La piantina online: il cliente vede solo ciò che è davvero libero in quelle date.
- Extra. Se hai reso prenotabili online lettino aggiuntivo, cassaforte o altri servizi, li aggiunge con un tocco.
- I tuoi dati. Nome, cognome, email, telefono, eventuali note per la struttura e accettazione delle condizioni.
- Vai al pagamento. Da qui la postazione è bloccata per la Durata opzione e il cliente vede il conto alla rovescia Postazione bloccata ancora per.
- Acconto o pagamento in struttura. Se il pagamento online è attivo vede "Ora paghi … di acconto, il resto in struttura" e il pulsante Paga … con carta; altrimenti conferma con Prenota e paga in struttura.
Il blocco a tempo protegge la postazione mentre il cliente paga.
- Conferma e QR. Il cliente arriva sulla pagina di conferma con codice, date, ombrellone, totale, pagato, da saldare in struttura e il QR da mostrare all'ingresso. Come si usa quel QR al varco è spiegato nella pagina sul check-in con QR code.
Un esempio di acconto
Esempio con numeri inventati, solo per capire il calcolo. Ombrellone in terza fila, tre giornate in alta stagione a 30 € l'una:
| Voce | Importo |
|---|---|
| Totale prenotazione | 90 € |
| Acconto richiesto (30%) | 27 € pagati online con carta |
| Da saldare in struttura | 63 € |
| Opzione | 20 minuti per completare il pagamento |
Il prezzo per giornata viene dalle tariffe che imposti per periodo, tipologia e zona: come costruirle è spiegato nella pagina sul listino prezzi del lido.
Le regole che imposti tu
Nella scheda della struttura, alla voce Stagione e regole, decidi come si vende online:
Le regole della struttura valgono sia online sia in reception.
- Unità di prenotazione: Giornaliera per il lido; A fasce orarie se vendi mattina e pomeriggio.
- Durata minima: per esempio almeno due giorni nei weekend di agosto, se ti conviene.
- Anticipo massimo: quanti giorni prima si può prenotare.
- Durata opzione: quanti minuti resta bloccata la postazione durante il pagamento (predefinito 20).
- Acconto richiesto: percentuale del totale da pagare online (predefinito 30%).
Riva pone anche dei limiti di sicurezza: una prenotazione online copre al massimo 120 giorni e 10 postazioni.
Cosa vedi tu in reception
La prenotazione online compare nell'elenco Prenotazioni con il canale Sito web, il totale, quanto è stato incassato e il residuo. Sul Planner la vedi accanto a quelle prese al telefono; mentre il cliente sta pagando, la postazione appare opzionata. Se l'opzione scade senza pagamento, l'ombrellone torna libero da solo.
Telefono e portale esterno a confronto
| Telefono e messaggi | Portale esterno | Pagina del lido con Riva | |
|---|---|---|---|
| Disponibilità | Da controllare a mano | Lista separata | La stessa della reception |
| Scelta del posto | A voce | Spesso assegnato | Sulla piantina del tuo lido |
| Blocco durante il pagamento | No | Dipende | Opzione a tempo, poi si libera |
| Acconto | Bonifico da verificare | Gestito dal portale | Percentuale decisa da te |
| Ingresso | Nome sul quaderno | Codice del portale | QR da mostrare all'ingresso |
Limiti onesti
Riva non invia email, SMS o WhatsApp di conferma: il cliente conserva la pagina di conferma con il QR. Il pagamento online con carta funziona solo quando è attivo sull'installazione: sulla demo pubblica oggi non lo è, quindi vedrai solo Prenota e paga in struttura. Non c'è un channel manager che sincronizzi la disponibilità con portali esterni, e non c'è un'app da scaricare: si prenota dal browser del telefono.
Domande frequenti
Il cliente può scegliere l'ombrellone preciso o gli viene assegnato?
Lo sceglie lui. Dopo aver indicato date e persone, la pagina del lido mostra la piantina con gli ombrelloni liberi, quelli occupati e quelli degli abbonati. Il cliente tocca il posto che preferisce, che diventa giallo come il suo, e il totale si aggiorna subito. Può prendere anche più postazioni nella stessa prenotazione, fino a dieci, se per esempio arriva con un'altra famiglia.
Quanto acconto si può chiedere per prenotare un ombrellone online?
Lo decidi tu, struttura per struttura, nel campo Acconto richiesto della scheda Stagione e regole: il valore predefinito è il 30% del totale. Con un totale di 90 euro il cliente paga 27 euro con carta e il resto in struttura. Se imposti 0% oppure il pagamento online non è attivo, il cliente conferma con Prenota e paga in struttura.
Cosa succede se il cliente non completa il pagamento?
La postazione resta bloccata solo per la Durata opzione impostata nella struttura, 20 minuti se non la cambi. Durante il pagamento il cliente vede il conto alla rovescia, Postazione bloccata ancora per. Se il tempo finisce senza pagamento, l'opzione scade e l'ombrellone torna libero da solo, senza che tu debba intervenire, sia online sia sul Planner della reception.
Il cliente riceve una email di conferma della prenotazione?
No, Riva non invia email né messaggi. A prenotazione fatta il cliente arriva su una pagina di conferma con codice, date, ombrellone, totale, quanto ha pagato e quanto resta da saldare, più il QR da mostrare all'ingresso. La pagina avvisa di conservarla perché resta sempre allo stesso indirizzo: conviene salvarla nei preferiti o fare uno screenshot del QR.
Le prenotazioni online si mescolano con quelle al telefono?
No, finiscono nello stesso calendario. Una prenotazione dal sito compare nell'elenco Prenotazioni con canale Sito web e sul Planner insieme a quelle prese in reception o al telefono. Siccome tutte leggono la stessa disponibilità, un ombrellone venduto al telefono sparisce subito dalla piantina online e non può essere preso due volte.
Inizia
Prova il percorso del cliente sulla pagina del Lido Azzurro e guarda come è disegnata la mappa della spiaggia che vede il cliente. Per vedere anche il pannello del gestore: Richiedi una demo. Le altre pagine sono in tutte le guide.